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外贸洽谈前期，制作形式发票用于报价、交易参考或客户申请进口许可等。

交易确认以后，制作外贸合同。

准备交货的时候，制作商业发票、装箱单、核销单、报关单，申请商检通关单等报关出口。

报关后海关退返核销单、报关单的收汇联与核销联等。

交货付运后，得到提单(有时是直接做电放提单)。

如果付款方式是信用证等方式付款， 需要制作、申办、整理客户所需的全套单据，如发票、装箱单、商检证、产地证、受益人证明等等以收取货款。

凭收汇银行水单、核销单、报关单核销联等办理核销与退税。